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Consegnare le buste paga ai dipendenti in vacanza: regole, problemi e soluzioni

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La consegna delle buste paga è un obbligo di legge che il datore di lavoro detiene nei confronti dei propri dipendenti e non va mai in vacanza.

La procedura può essere effettuata secondo molteplici modalità e rispettando specifiche scadenze: diversamente il rischio è di andare incontro a sanzioni.

Una delle soluzioni più interessanti per rispettare l’obbligo è la consegna buste paga online e può essere predisposta in più modi, ognuno con particolari caratteristiche: tramite mail, pec o area riservata su sito web.

In questo articolo analizziamo come funziona la consegna della busta paga ai dipendenti, valutando i pro e i contro delle diverse opzioni, compresa quelle introdotte in seguito alla rivoluzione digitale. Un obbligo che non cessa neanche nei momenti di chiusura dell’azienda.

Cos’è la busta paga?

La busta paga non è altro che il documento in cui sono riportati i dati del lavoratore rispetto alla sua situazione retributiva, a fronte di un aggiornamento mensile.

Il cedolino o prospetto paga, questi gli altri nomi con cui è chiamata la busta paga, è stato introdotto a livello normativo con la Legge n.4 del 5 gennaio 1953, nella quale sono contenuti gli obblighi del datore di lavoro rispetto al lavoratore dipendente.

Questi gli elementi che non possono mancare durante la compilazione:

  • Generalità della persona.
  • Qualifica professionale.
  • Periodo di riferimento della retribuzione.
  • Eventuale presenza di assegni familiari e di altri elementi che compongono la retribuzione.
  • Ferie e permessi maturati nel suddetto periodo.

La consegna della busta paga fino a non molto tempo fa avveniva soltanto tramite copia cartacea del documento: il recapito al dipendente veniva fatto a mano, con firma alla consegna.

Dal 1953 a oggi, tuttavia, la tecnologia ha fatto passi da gigante e la consegna può avvenire anche tramite metodologie digitali, particolarmente valide quando non è possibile fare la consegna in presenza, come i periodi delle vacanze estive in cui diverse imprese chiudono persino per un mese intero. Ma entriamo più nel dettaglio.

Le soluzioni digitali per la consegna delle buste paga

In seguito all’interpello n.1 del 2008 è stata predisposta per il datore di lavoro la possibilità di consegnare il prospetto paga tramite posta elettronica certificata (PEC), inserendo il file in allegato a un messaggio.

Per tale procedura si rivela necessario un requisito di base tutt’altro che irrilevante: che entrambi i soggetti abbiano una PEC.

Ciò vale tanto il datore di lavoro che il dipendente, per il quale la posta certificata deve essere a lui intestata a fronte della dotazione di una password personale.

La posta certificata è un’opzione interessante in quanto presenta una certificazione del fatto che è stata inoltrata effettivamente la consegna.

L’interpello n.8 del 2010 ha stabilito inoltre la possibilità di inviare il cedolino anche con mail non certificata, la classica posta elettronica che la maggior parte di noi ha.

Con una condizione, tuttavia: il messaggio va recapitato a un indirizzo intestato al lavoratore e dotato di password personale.

La mail non certificata presenta una differenza sostanziale rispetto alla PEC. Risiede nel fatto che per il datore di lavoro è più difficile dimostrare l’avvenuta consegna, cosa che deve essere sempre predisposta per farsi trovare in regola qualora vi fosse un’ispezione.

In seguito all’interpello n.3 del 2012, il Ministero del Lavoro ha stabilito la possibilità di effettuare la consegna dei cedolini attraverso il caricamento su un sito web predisposto a tale compito.

L’accesso del documento al dipendente viene conseguito tramite la creazione di un’area a lui esclusivamente riservata, con tanto di password personale.

L’avvenuta consegna delle buste paga viene di solito comprovata dall’attestazione del caricamento delle buste paga su sito web.

Si tratta di una soluzione che si rivela in regola con l’obbligo di legge , sicura, comoda e semplice tanto per il titolare dell’attività che per il lavoratore.

I programmi più all’avanguardia la rendono disponibile anche tramite app: un’opzione che rende i documenti ancora più a portata di mano e di facile consultazione.

Quale soluzione per la consegna della busta paga ai dipendenti?

Il responsabile della consegna della busta paga è il titolare dell’attività, il quale deve poter dimostrare di avere effettivamente provveduto. Ciò è indispensabile nel caso di un eventuale controllo da parte dell’Agenzia delle Entrate, pena sanzioni piuttosto onerose.

La modalità di consegna a mano risulta ormai superata, sia perché comporta la conservazione dei documenti cartacei, sia perché si presta facilmente a errori come l’assenza di firma.

È inoltre più onerosa per l’ambiente, vista la notevole produzione di carta, e risulta più complessa da attuare nei periodi in cui l’azienda rimane inattiva, come quelli delle vacanze.

Le soluzioni digitali sono decisamente più valide, anche per quanto concerne la dimostrabilità della consegna. Ciò vale ancora di più per la PEC e per il caricamento su un sito web predisposto.

Quest’ultimo presenta un vantaggio di non poco conto: un’immediata condivisione del documento e una migliore consultazione per il dipendente come per il datore di lavoro, con tutto organizzato e sotto controllo, anche qualora si verificasse un’ispezione o si andasse in ferie.

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