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Recensione DocEasy: per la conservazione delle fatture a norma per 10 anni

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DocEasy è un innovativo software in cloud software creato da Alias Digital per la gestione a tutto tondo di fatture elettroniche, libri contabili e registri. Come vedremo, si tratta di una soluzione molto versatile e particolarmente adatta a piccole e medie imprese, studi professionali, contribuenti aderenti al regime forfettario, piccole realtà artigianali e commerciali ecc.

La digitalizzazione delle imprese

Negli ultimi anni, la spinta per la digitalizzazione delle imprese è andata progressivamente aumentando. Digitalizzare un’impresa significa trasformarla in modo tale da renderla capace di sfruttare al massimo tutte le varie opportunità che le nuove tecnologie ci mettono a disposizione. Lo scopo è quello di automatizzare al massimo le varie attività di un’azienda e ottimizzarne tutti i vari processi allo scopo di renderla più efficiente e competitiva, in poche parole per metterla “al passo coi tempi”.

Per realizzare tutto ciò è necessario disporre di infrastrutture all’avanguardia (leggasi una rete Internet ad altissime prestazioni, cosa che nel nostro Paese si sta gradualmente avverando) e anche di tecnologie hardware e software all’altezza; per quanto riguarda la questione software, DocEasy è una risposta più che adeguata. Analizziamone quindi le principali caratteristiche.

DocEasy e la fatturazione elettronica

La principale funzionalità di DocEasy è la gestione a tutto tondo della fatturazione elettronica; il compilatore web compreso in questo applicativo consente una facile emissione della fattura elettronica, la gestione di tutti i campi previsti da quest’ultima e l’invio del file xml verso il Sistema di Interscambio (SdI) come previsto dalla normativa vigente. Sono poi ovviamente presenti tutta una serie di funzionalità che ottimizzano i vari processi relativi alla fatturazione come per esempio la verifica dello stato delle ricevute e il download delle fatture passive che provengono dal Sistema di Interscambio. È possibile inoltre richiedere l’esito SdI e fare il download della ricevuta di avvenuta consegna o di scarto del flusso.

Fondamentale è poi la conservazione a norma dei documenti in automatico per tutto il tempo previsto dalle attuali normative (10 anni). Non si deve inoltre dimenticare che una delle novità introdotte negli ultimi anni è la presenza nelle aziende del responsabile per la conservazione digitale il cui principale compito è appunto la gestione del processo di conservazione dei documenti; fra i suoi vari compiti c’è quello di redigere un manuale di conservazione digitale, documento che DocEasy crea in maniera automatica.

Altri plus di DocEasy sono poi la possibilità di integrazione con soluzioni di terze parti, la condivisione della piattaforma con il proprio commercialista nonché, qualora sia necessario, l’utilizzo del modulo gratuito NSO (Nodo Smistamento Ordini) per la gestione digitale degli ordini di acquisto della Pubblica Amministrazione.

Il vantaggio del “cloud”

Trattandosi di una soluzione in cloud, DocEasy consente lo snellimento e una notevole semplificazione delle procedure aziendali; tramite qualsiasi dispositivo connesso alla rete Internet (un personal computer, un tablet o persino uno smartphone) si può accedere dovunque e in qualsiasi momento ai software e agli archivi aziendali. Possiamo emettere una fattura dall’azienda, ma anche da un hotel o da un treno. È sufficiente una connessione Internet.

DocEasy è, come accennato, concepito per l’archiviazione digitale e la conservazione a norma di legge; tutti i vari documenti si trovano sul cloud e sono rintracciabili in pochissimi secondi; è una gestione paperless che strizza l’occhio all’ecosostenibilità; basta con gli ingombranti raccoglitori dove si archiviavano migliaia di fatture e altri documenti cartacei. Tutta la documentazione, poi, sarà conservata per tutto il tempo previsto dalla normativa.

Il software, infine, è sempre in regola grazie agli aggiornamenti effettuati in maniera automatica.

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